Out of Office

Nu de vakantieperiode weer is aangebroken is het belangrijk dat jouw bedrijf vakantieproof is. Hierdoor moet ik ieder jaar rond deze periode weer denken aan het verhaal dat iemand me ooit vertelde.

 

Een collega van hem belde met een concurrent, laten we deze 'Concurrent X' noemen, en het gesprek ging als volgt: “Goedendag, U spreekt met Concurrent X. Op dit moment zijn wij telefonisch niet bereikbaar. De verbinding wordt nu verbroken.”

 

Lichtelijk verbaasd, maar niet voor een gat te vangen, stuurt de betreffende persoon een e-mail met zijn vraag. Voor het gemak van de klant heeft Concurrent X het e-mail adres 'klantenservice@concurrentx.nl' in gebruik.

 

Direct na verzenden ontvangt de medewerker doodleuk de volgende out of office reply: “Tot en met a.s. dinsdag ben ik afwezig. Uw bericht wordt niet gelezen of doorgestuurd.”.

 

Deze vraag werd op donderdag rond het middaguur verstuurd. Dit betekent dus dat Concurrent X niet alleen telefonisch, maar ook per e-mail drie en een halve werkdag onbereikbaar is. Het voordeel hiervan voor Concurrent X is wel dat hij de werkdag op termijn altijd met een lege mailbox kan beginnen en alle tijd heeft voor zichzelf. 

 

Terwijl ik dit schrijf bedenk ik dat het wel of niet bereikbaar zijn op een bepaald moment of in een bepaalde periode net wel of geen opdracht kan opleveren. Zorg er dus voor dat je bereikbaar bent wanneer jouw (potentiële) klanten jou het hardste nodig hebben. Ben je verwarmingsmonteur? Dan is het niet handig om in de winter op vakantie te gaan. De eigenaar van een ijssalon gaat meestal ook pas na het zomerseizoen op vakantie.

 

Natuurlijk ben ik zelf ook niet altijd bereikbaar. In dat geval vraag ik een collega mijn afwezigheid op te vangen, onder andere door mijn telefoon naar hem door te schakelen en mijn e-mails naar hem door te laten sturen. Een andere optie is een duidelijk bericht in je mail- en voicemailbox.

 

Wanneer is jouw vakantie en hoe heb jij jouw out of office en bereikbaarheid voor je interne- en externe klanten georganiseerd?

 

 

Reactie schrijven

Commentaren: 0